Viele Organisationen haben mit der Einführung von KI-Tools, wie Microsoft Copilot, den nächsten entscheidenen Schritt des digitalen Zeitalters gemacht. Erste Erfahrungen werden gesammelt, einzelne Anwendungsfälle getestet und das Interesse ist gross.
Dennoch zeigt sich in der Praxis ein wiederkehrendes Muster: Die Nutzung, insbesondere von Microsoft 365 Copilot, bleibt häufig oberflächlich und entfaltet keinen nachhaltigen Mehrwert im Arbeitsalltag.
Die zentrale Herausforderung im Umgang mit Microsoft 365 Copilot lautet daher: Wie gelingt der Übergang von punktuellen Ideen und Test hin zur produktiven und strukturierten Nutzung von Copilot mit nachhaltigen skalierbaren Mehrwert?
Microsoft 365 Copilot ist der KI-gestützte Chatbot aus dem Hause von Microsoft und seit 2023 Bestandteil der regulären Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook, etc.). Von vielen Unternehmen mit Microsoft Enterprise Lizenz wird Copilot eher als gelegentliches Hilfsmittel statt als fester Bestandteil etablierter Prozesse verstanden. Es fehlen klare Ziele, definierte Verantwortlichkeiten und ein gemeinsames Verständnis darüber, wie Copilot in der Organisation strategisch eingesetzt werden soll. In der Praxis zeigen sich beim Umgang mit Microsoft 365 Copilot folgenden Herausforderungen:
Oberflächliche Nutzung ohne strategische Verankerung: Copilot wird in vielen Fällen situativ eingesetzt – beispielsweise, um Texte und E-Mails schnell zu formulieren oder kurze Recherchen durchzuführen. Eine durchdachte und systematische Einbindung von Copilot in definierte Prozesse und Arbeitsabläufe ist häufig nicht gegeben. Zahlreiche Teams und Abteilungen stehen daher vor der grundlegenden Frage: «Wie und wo starte ich mit Copilot?»
Gute Ideen ohne konsequente Umsetzung: Use Cases mit Copilot entstehen im Austausch mit dem Team, in internen Workshops oder ersten Tests. In diesen Gefässen entstehen oft erste Prototypen für Agenten, konkrete Ideen für effiziente Arbeitsabläufe und ein besseres Verständnis über die Funktionen von Copilot. Jedoch bleibt es bei diesen Versuchen und die erarbeiteten Ansätze werden weder priorisiert noch in verbindliche reale Prozesse überführt. Die gängige Reaktion von Teams: «Das hilft mir im Alltag nicht konkret genug.»
Fehlende Kompetenz im Umgang mit Prompts: Auf der einen Seite sind viele Nutzer:innen verunsichert, wie sie Copilot gezielt steuern können. Der Satz «Ich weiss nicht, was ich Copilot fragen soll», zeigt bei Mitarbeitenden auf, dass Ihnen grundlegende Skills beim Aufbau eines wirksamen Prompts fehlen.
Schwankende und schwer einschätzbare Resultate: Teams und Organisationen kennen sicher diese Situationen in der täglichen Arbeit mit Copilot: «Copilot antwortet jedes Mal anders» oder «Das Ergebnis von Copilot spiegelt nicht die Werte unserer Organisation wieder». Antworten variieren in Qualität und Konsistenz. Teilweise sind sie fachlich treffend und hilfreich und in anderen Fällen jedoch unvollständig oder widersprüchlich. Hinzu kommen typische Phänomene, wie Unschärfen in der Argumentation, erfundene Quellen und falsche Aussagen. Dies führt bei Mitarbeitenden zu Unsicherheiten, Misstrauen und Frustration im Umgang mit Copilot.
Keine gemeinsamen Standards im Team: Ohne einheitliche Vorgehensweisen entwickelt jeder Mitarbeitende eigene Methoden im Umgang mit Copilot, z.B. individuelle Prompt-Strukturen, persönliche Qualitätskriterien oder unterschiedliche Wege Ergebnisse zu prüfen und weiterzuverarbeiten. Was zunächst nach Flexibilität aussieht, führt in der Praxis zu Stolperfallen und Insellösungen in Unternehmensabteilungen woraus folglich eine Skalierbarkeit verhindert und der Wissensaustausch auf der Strecke liegen bleibt.
Der neu lancierte Prompt‑a‑thon bzw. Agent‑a‑thon von PrimeSoft setzt genau an diesen Herausforderungen im Umgang mit Microsoft 365 Copilot an. In einem strukturierten, moderierten Workshopformat begleitet ein erfahrener Microsoft 365 Copilot Experte Teams dabei, aus ersten Ideen und Tests mit Microsoft 365 Copilot konkrete, praxistaugliche Anwendungen zu entwickeln, die sich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen und einen messbaren, nachhaltigen Mehrwert im Arbeitsalltag schaffen.
Im Zentrum dieses Workshops stehen neben der theoretischen Einführung, dem Einstieg ins Prompting und dem gesamten Microsoft 365 Copilot‑Portfolio vor allem die konkrete Arbeit an realen Aufgabenstellungen aus dem eigenen Geschäftsumfeld.
Dazu zählen unter anderem das Generieren von Bildern oder Infografiken sowie der gezielte Einsatz von Copilot im Zusammenspiel mit anderen Microsoft 365‑Anwendungen – von der Erstellung CI/CD‑konformer PowerPoint‑Präsentationen, über die effiziente Analyse von Excel‑Reports bis hin zur Entwicklung einheitlicher Textbausteine in Word. Zudem lernen die Teilnehmende, wie sie Copilot Notebooks aufbauen, um einen reibungslosen, abteilungsübergreifenden Wissenstransfer sicherzustellen. Teams entwickeln gemeinsam Prompts, testen diese und überführen sie strukturiert und systematisch in den Arbeitsalltag.
Bei Bedarf kann das Format um die Erstellung von Microsoft 365 Copilot Agents ergänzt werden, mit denen zusätzliche automatisierte Abläufe oder rollenbasierte Unterstützungsansätze geschaffen werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Copilot Cowork vertieft kennenzulernen, um einen auf die eigene Organisation zugeschnittenen digitalen Assistenten mit echtem Mehrwert zu verwenden.
Voraussetzung für die Buchung unserer Microsoft 365 Copilot‑Expertin bzw. unseres Microsoft 365 Copilot‑Experten ist, dass die Organisation über eine gültige Lizenz für Microsoft 365 Copilot verfügt.
KI wird greifbar und anwendbar: Durch die direkte Arbeit an eigenen Use Cases wird Microsoft 365 Copilot erlebbar. Abstrakte Möglichkeiten werden in konkrete nutzbare Lösungen übersetzt.
Übertragung des Arbeitsalltages in systematische Use Cases: Typische manuelle Aufgaben der Teams werden analysiert und gezielt in spezifischen Prompts oder Agenten überführt, wodurch ein klarer Bezug zur täglichen Arbeit entsteht.
Mehrwert ohne aufwendige IT-Projekte: Die erarbeiteten Lösungen basieren auf dem bestehenden Einsatz von Microsoft 365 Copilot, weshalb es keine langwierige Implementierung in Form eines IT-Projektes benötigt.
Aufbau nachhaltiger Prompt-Fähigkeit: Mitarbeitende und Teams lernen, wie sie mit qualitativen Prompt Microsoft 365 Copilot gezielt steuern können. Diese Wissens ist unabhängig von anderen KI-Tools auch langfristig nutzbar.
Entwicklung einheitlicher Standards: Teams erarbeiten harmonisierte Vorgehensweisen und Prozesse, die dokumentiert und innerhalb der Organisation weitergegeben werden können.
Höhere Akzeptanz durch aktive Mitarbeit: Da die Prompts oder Agents im Workshop gemeinsam entwickelt werden, steigt die Identifikation mit den Ergebnissen. Dadurch wird die tägliche Nutzung Copilot im Geschäftsalltag gefördert.
Sofort einsetzbare Resultate: Am Ende eines Prompt-a-thons bzw. Agent-a-thons erhalten Teams konkrete, getestete Prompts und Anwendungsfälle, die sie direkt im Arbeitsalltag weiterverwenden können.
Die erarbeiteten Anwendungen decken unterschiedliche Aufgabenbereiche ab und lassen sich flexibel auf verschiedene Rollen und Abteilungen übertragen. Beispielsweise lassen sich Prompts oder Agenten im Workshop erstellen für:
Gezielte Abfragen von internen Dokumenten und Prozessen
Schnellere Bereitstellung relevanter Informationen aus verschiedenen Ablagen